個人情報の取扱いについて
目次
1．個人情報取扱事業者
- 名称
- 桑原社会保険労務士事務所
- 代表者
- 桑原 成明（特定社会保険労務士 登録番号 第43240008号）
- 所在地
- 〒862-0922 熊本県熊本市中央区三郎1-3-19
- 個人情報保護管理者
- 代表 桑原 成明
2．個人情報の利用目的
弊所は、お預かりする個人情報を、次の目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
（1）ご依頼者（顧問先・お客様）に関する個人情報
- 社会保険労務士法第2条に定める業務（労働社会保険諸法令に基づく申請書等の作成、提出代行、事務代理、帳簿書類の作成、労務管理その他の労働および社会保険に関する相談・指導等）の遂行のため
- 給与計算その他ご依頼いただいた業務の遂行のため
- ご依頼内容の確認、ご連絡、ご報告および業務上の連絡のため
- 報酬のご請求、お支払いの管理その他の経理事務のため
- 契約の締結、更新、履行および管理のため
- 法令改正の情報提供、セミナーその他弊所のサービスに関するご案内のため
（2）ご依頼者の従業員等（役員、従業員およびそのご家族等）に関する個人情報
- ご依頼者から委託を受けた労働社会保険諸法令に基づく手続および届出の代行のため
- 給与・賞与計算、年末調整（給与計算に付随する範囲のものに限る。）その他ご依頼者から委託を受けた業務の遂行のため
- 労務管理に関する相談、助言および指導ならびにこれらに付随する業務の遂行のため
- 紛争解決手続の代理業務（特定社会保険労務士の業務）の遂行のため
（3）お問い合わせいただいた方に関する個人情報
- お問い合わせ、ご相談およびお見積りのご依頼に対する回答・ご連絡のため
- ご相談内容の確認および記録の管理のため
- 弊所のサービスに関するご案内のため
（4）採用応募者に関する個人情報
- 採用選考、ご連絡および採用業務の管理のため
3．お問い合わせフォームでお預かりする情報
当ウェブサイトのお問い合わせフォームでは、次の情報をご入力いただきます。
- 会社名（法人・団体名）
- ご担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- お問い合わせ内容
これらの情報は、上記2（3）の利用目的のために利用いたします。なお、必須項目をご入力いただけない場合、お問い合わせへの回答ができないことがあります。
当ウェブサイトのお問い合わせフォームは Google フォーム（Google LLC が提供するサービス）を利用しており、ご入力いただいた内容は、弊所の管理の下で同社のサーバーに保存されます。同社が弊所の指示によらずにこれを取り扱うことはありません。外国にあるサーバーを利用することに関する弊所の考え方は、下記6．に記載しています。なお、同社がサービスの提供にあたって自ら取得する情報の取扱いについては、Google プライバシーポリシーをご確認ください。
4．第三者への提供
弊所は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供いたしません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
なお、業務の遂行上、行政機関等（労働基準監督署、公共職業安定所、年金事務所、都道府県労働局、健康保険組合等）に対して法令に基づき届出・申請を行う場合があります。これは上記1に該当し、ご本人の同意を要しない提供に当たります。
5．業務の委託
弊所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託することがあります（クラウドサービス、給与計算システム、電子申請システム、印刷・発送業務等）。この場合、委託先の選定にあたっては、個人情報の保護水準を満たしていることを確認し、契約により安全管理義務を課したうえで、必要かつ適切な監督を行います。
6．外国にある第三者への提供
弊所は、お問い合わせフォームの運用等において、外国にある事業者が提供するクラウドサービス（Google フォーム等）を利用しています。これらのサービスは、当該事業者が弊所の指示によらずに保存された情報を取り扱わないこととされており、弊所が自らの管理の下で個人データを保管するものです。したがって、これらの利用は、個人データの第三者提供（外国にある第三者への提供を含みます。）には該当しません。
この場合においても、弊所は、当該サービスのサーバーが所在する外国（米国等）における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、必要かつ適切な安全管理措置を講じています（下記「7．安全管理のために講じた措置」の「外的環境の把握」をご参照ください）。
上記に該当しない外国にある第三者へ個人データを提供する場合には、法令に基づき、あらかじめ当該外国の名称、当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報および当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報を提供したうえで、ご本人の同意をいただきます。
7．安全管理のために講じた措置
基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「個人情報保護方針」を策定し、当ウェブサイト上で公表しています。
個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保管、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者、任務等について取扱規程を整備しています。
組織的安全管理措置
- 個人情報保護管理者を設置し、個人データを取り扱う者および取り扱う個人データの範囲を明確にしています。
- 個人データの取扱状況を確認する手段を整備し、法令や取扱規程に違反する事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
- 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施しています。
人的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、定期的に研修を実施しています。
- 社会保険労務士法第21条に定める秘密を守る義務を遵守するとともに、業務に従事する者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。
物理的安全管理措置
- 個人データを取り扱う区域における入退室管理および持ち込む機器等の制限を行っています。
- 個人データを含む書類および電子媒体は施錠可能なキャビネット等で保管しています。
- 個人データを含む電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人データを取り扱う機器について、ID・パスワード等による認証、ウイルス対策ソフトの導入およびOS・ソフトウェアの更新を行っています。
- 個人データを含む通信については、暗号化等の措置を講じています。
外的環境の把握
弊所は、業務において外国（米国等）に所在するサーバーを利用するクラウドサービスを使用することがあります。当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。
8．保有期間
弊所は、利用目的の達成に必要な期間、および法令により保存が義務付けられている期間、個人情報を保有します。当該期間の経過後は、遅滞なく、復元不可能な方法により消去または廃棄します。
9．開示等の請求手続
ご本人またはその代理人は、弊所が保有する保有個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示（以下「開示等の請求」といいます。）を請求することができます。
- 請求方法 下記11の窓口までお電話またはメールにてご連絡ください。弊所所定の請求書をお送りいたしますので、必要事項をご記入のうえ、ご本人であることを確認できる書類（運転免許証、マイナンバーカード（個人番号が記載された面を除きます。）等の写し）を添えてご提出ください。
- 代理人による請求 代理人による請求の場合は、上記に加えて、委任状および代理人ご自身の本人確認書類の写しをご提出ください。
- 手数料 開示の請求（第三者提供記録の開示の請求を含みます。）および利用目的の通知の求めについては、1回のご請求につき1,000円の手数料を申し受けます。弊所所定の請求書をお送りする際にお支払い方法（郵便定額小為替）をご案内いたしますので、請求書とあわせてご送付ください。手数料をお支払いいただけない場合は、ご請求に応じられないことがあります。なお、訂正・追加・削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止のご請求については、手数料はいただきません。
- 回答方法 原則として、ご請求者がご指定の方法（書面の交付または電磁的記録の提供）により回答いたします。
- 請求に応じられない場合 法令の定めにより、ご請求に応じられない場合があります。この場合は、その理由を付してご連絡いたします。
なお、ご提出いただいた本人確認書類等は、開示等の請求への対応の目的にのみ利用し、対応終了後は速やかに廃棄いたします。
10．Cookie等の取扱い
当ウェブサイトは、ウェブサイトの表示に必要な範囲を超えて、閲覧履歴の分析や広告配信を目的としたCookieを設置していません。お問い合わせフォームの表示に利用する Google フォームにおいては、同社によりCookie等が利用される場合があります。詳細はGoogle のポリシーをご確認ください。
今後、アクセス解析ツール等を導入する場合には、本ページにその旨および取扱内容を記載し、公表いたします。
11．苦情の申出先・お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関する苦情、開示等の請求その他のお問い合わせは、下記までお願いいたします。
- 窓口
- 桑原社会保険労務士事務所 個人情報保護管理者 桑原 成明
- 所在地
- 〒862-0922 熊本県熊本市中央区三郎1-3-19
- 電話
- 090-2716-6962（平日 9:00～18:00）
弊所は、全国社会保険労務士会連合会に登録し、熊本県社会保険労務士会に入会している社会保険労務士の事務所です。なお、弊所は、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体の対象事業者には該当しておりません。個人情報の取扱いに関する苦情は、上記の窓口で承ります。
また、個人情報の取扱いに関するご相談は、個人情報保護委員会（個人情報保護法相談ダイヤル 03-6457-9849）にお申し出いただくこともできます。
制定日：令和8年10月1日
桑原社会保険労務士事務所 代表 桑原 成明