特定個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針

桑原社会保険労務士事務所（以下「弊所」といいます。）は、社会保険労務士業務に関して、ご依頼者およびその従業員等の個人番号（マイナンバー）ならびに特定個人情報をお預かりする立場にあることを深く認識し、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、この基本方針を定めます。

1．事業者の名称

名称

桑原社会保険労務士事務所

代表者

桑原　成明（特定社会保険労務士　登録番号 第43240008号）

所在地

〒862-0922　熊本県熊本市中央区三郎1-3-19

2．関係法令・ガイドライン等の遵守

弊所は、特定個人情報等の取扱いにあたり、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）、「個人情報の保護に関する法律」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」その他の関係法令およびガイドライン等を遵守し、適正に取り扱います。また、社会保険労務士法第21条に定める秘密を守る義務を遵守します。

3．特定個人情報等の利用

弊所は、番号法第9条に定める事務の範囲において、ご依頼者から委託を受けた次の事務を処理するために必要な範囲でのみ、特定個人情報等を利用します。

• 健康保険・厚生年金保険に関する届出等の事務
• 雇用保険・労働者災害補償保険に関する届出等の事務
• 給与所得・退職所得に係る源泉徴収票等の作成事務その他ご依頼者から委託を受けた事務

弊所は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を利用、提供または収集いたしません。

4．安全管理措置に関する事項

弊所は、特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の適切な管理のため、次の安全管理措置を講じます。

（1）基本方針および取扱規程等の整備

• 本基本方針を策定し、公表します。
• 特定個人情報等の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階における取扱方法、責任者および担当者ならびにその任務等について、取扱規程等を策定します。

（2）組織的安全管理措置

• 事務取扱担当者および責任者を明確にし、その責任を定めます。
• 取扱規程等に違反する事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備します。
• 特定個人情報等の取扱状況が確認できる記録を保存し、定期的に取扱状況の把握および安全管理措置の見直しを行います。
• 情報漏えい等の事案が発生した場合に備え、事実関係の調査、影響範囲の特定、再発防止策の検討および個人情報保護委員会等への報告を含む対応体制を整備します。

（3）人的安全管理措置

• 事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底するとともに、適切な監督および教育を行います。
• 業務に従事する者から、秘密保持に関する誓約書を取得します。

（4）物理的安全管理措置

• 特定個人情報等を取り扱う区域を明確にし、当該区域における入退室管理および機器等の持込み制限等の措置を講じます。
• 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するため、施錠可能な場所に保管します。
• 特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち運ぶ場合、容易に特定個人情報等が判明しないよう、封筒への封入・施錠および暗号化等の措置を講じます。
• 個人番号関係事務を行う必要がなくなった場合であって、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、復元不可能な手段により、速やかに特定個人情報等を削除または廃棄します。

（5）技術的安全管理措置

• 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいて、アクセス制御を行い、事務取扱担当者および取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定します。
• ユーザーID・パスワード等により、正当なアクセス権を有する者であることを識別・認証します。
• 不正アクセス等を防止するため、ファイアウォール、ウイルス対策ソフトの導入およびOS・ソフトウェアの更新等の措置を講じます。
• 特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路および情報自体の暗号化等の措置を講じます。

（6）委託先の監督

弊所が特定個人情報等の取扱いの全部または一部を再委託する場合は、あらかじめ委託者の許諾を得たうえで、委託先において弊所と同等の安全管理措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行います。

5．質問および苦情処理の窓口

特定個人情報等の取扱いに関するご質問、苦情およびお問い合わせは、下記までお願いいたします。

窓口

桑原社会保険労務士事務所　代表　桑原　成明

所在地

〒862-0922　熊本県熊本市中央区三郎1-3-19

電話

090-2716-6962（平日 9:00～18:00）

Mail

info@kuwahara-sroffice.com

制定日：令和8年10月1日
桑原社会保険労務士事務所　代表　桑原　成明